피터 드러커의 '자기경영노트 (The Effective Executive)' 2장 '당신의 시간을 알라'를 읽고 정리한 내용입니다.
경영자가 목표를 달성하는 능력을 확보하는 근간 - 시간
시간은 가장 희소하고 대체 불가능한 자원이며, 경영자의 성과는 시간 관리 능력에 달려있다.
목표를 달성하는 경영자는 세 가지 단계로 시간을 관리한다:
시간이 어떻게 사용되는지 기록한다
비생산적인 활동을 제거하여 시간을 관리한다
가용 시간을 최대한 큰 연속 단위로 통합한다
시간 기록하기
첫 번째 해야 할 일은 실제 사용 시간을 먼저 기록하는 것이다.
시간을 ‘실제로’ 기록하라
나는 기억력이 좋다고 자랑하는 최고경영자들에게 가끔 시간을 어떻게 사용하는지 생각해보고 잘 관리하라고 요청한다. 그다음 그 기록을 몇 주일 또는 몇 달간 보관해둔다. 이 과정에서 최고경영자가 일하면서 실제로 사용한 시간을 기록한다. 결과를 비교해보면 자신이 사용했다고 생각하는 시간과 실제로 기록한 시간이 거의 일치하지 않는다. (피터 드러커 - 자기경영노트 2장 ‘당신의 시간을 알라’ 중)
기억에 의존하지 말고 실제 시간 사용을 기록해야 한다
최고경영자들의 인식된 시간 사용과 실제 시간 사용은 거의 일치하지 않는다
체계적인 시간 기록이 효과적인 시간 관리의 첫 단계이다
시간 기록 방법:
실시간으로 활동을 기록한다
각 활동의 소요 시간을 정확히 측정한다
정기적으로 기록을 검토하고 분석한다
두 번째 해야 할 일은 체계적 시간 관리다.
시간 관리하기
세 가지 자기 진단
비생산적이고 시간 낭비적인 업무를 제거하라
위에서 만든 시간 운영표를 보고 어떤 결과도 얻을 수 없는 완전한 시간 낭비형 업무를 찾아서 제거한다.
"이 일을 하지 않았다면 어떤 일이 일어났을까?"라는 질문을 던지고
"별일 없었을 것" 같은 일은 즉시 중단한다.
경영자들이 공헌해야 할 조직, 자신 또는 그 실행 결과를 사용하는 조직에 아무런 공헌을 하지 않는 일이라면 거절할 수 있어야 한다.
자신이 직접 할 필요 없는 일을 위임하라
시간 운영표에서 다른 사람이 최소한 자신만큼은 할 수 있었던 일을 찾는다
위임이란 자신이 반드시 직접 해야 할 일에 집중하려는 것이다.
시간을 낭비하는 원인을 제거하라
“내가 하는 일 가운데 당신의 목표 달성에 아무런 도움이 되지 않으면서 시간만 낭비하게 만드는 일이 있는가?” 라는 질문을 던지고 시간을 낭비하는 요인을 찾아 제거한다.
많은 경영자가 비생산적이고도 불필요한 시간에 대해 잘 알고 있지만 “혹시 중요한 것을 놓치지 않을까” 하며 그런 시간 낭비를 제거하는 일을 두려워한다.
너무 서둘러 시간 낭비를 제거했더라도 그런 잘못은 대체로 원상회복하기에 늦지 않을 만큼 빨리 드러난다.
경영/조직 돌아보기
시스템의 결함 또는 통찰력 부족에 따른 시간 낭비 요인을 파악하라
주기적으로 반복되는 위기는 예방 조치나 일상 업무로 전환한다.
인력 과잉을 경계하라
상급자가 업무 시간의 1/10 이상을 인간관계 문제에 쓴다면 인력 과잉 신호일 수 있다.
인력 과잉으로 인하여 직원들 간에 업무가 중복될 가능성이 높아진다.
특수 분야 전문가는 가능한 조직 외부에 두어야 한다.
조직 구조상의 결함에 따른 빈번한 회의를 줄여라
회의는 예외적이어야 하며, 명확한 목적과 정해진 방향이 있어야 한다.
잦은 회의는 직무 구조가 잘못되어 있고 조직 구조에 결함이 있음을 나타낸다.
단일 직무 또는 하나의 요소여야 할 과업이 여러 직무나 여러 부서에 분산되어 있음을 암시
책임이 분산되어 있고 필요한 사람에게 정보가 전달되지 않는다는 뜻
정보 관련 기능 장애를 제거하라
시간적 불일치 (Timing Mismatch)
정보가 필요한 시점과 제공되는 시점의 차이로 인하여 비효율이 발생할 수 있다.
병원 사례: 아침 5시 병상 수 확인 vs 오전 중반 실제 퇴원
실시간 정보 필요성과 지연된 정보 제공 사이의 갈등
형식적 불일치 (Format Mismatch)
제공되는 정보의 형태가 실제 사용 목적과 맞지 않아 비효율이 발생할 수 있다.
동일한 데이터라도 사용자의 필요에 맞는 형태로 가공/제공되어야 한다.
제조업체 사례: 회계부서의 평균값 vs 운영팀이 필요로 하는 세부 데이터
이러한 비효율성의 특징은 다음과 같다:
정보의 존재 자체가 아닌 전달 방식의 문제
최종 사용자의 필요를 고려하지 않은 정보 전달 시스템 설계의 문제
간단한 해결책으로도 큰 개선이 가능한 경우가 많음
해결되지 않을 경우 지속적인 시간 낭비가 발생하게 됨
어떻게 해결해야 하는가?
누가 정보를 필요로 하는가?
언제 정보가 필요한가?
어떤 형태의 정보가 가장 유용한가?
자유 재량 시간을 통합하기
효과적인 시간 사용의 원칙:
연속된 큰 시간 블록이 필요하다.
근무 시간의 1/4이라도 연속적으로 사용하면 중요한 일을 할 수 있다.
파편화된 시간(여기 15분, 저기 30분)은 효과가 없다.
자유 재량 시간 확보 방법:
실제 가용 시간을 정확히 계산한다.
방해받지 않는 연속 시간을 확보한다.
중요한 업무에 집중할 수 있는 시간 블록을 만든다.